کارهایی که قبل از بستن حسابها در نرم افزار هلو باید انجام دهیم!

• از منوی گزارشات گزینه حسابداری، دفتر روزنامه را بررسی کنیم.

در صورتیکه سندی را اشتباه ثبت کردیم از منوی اصلاحات نسبت به رفع آن اقدام کنیم.

و همانطورکه قبلا توضیح دادیم در صورتی­که شماره سندی بصورت اعشاری ثبت شده باشد می توانیم از منوی اصلاحات گزینه مرتب سازی شماره اسناد، نسبت به رفع آن اقدام کنیم.(با انتخاب این­گزینه تمامی شماره اسناد مرتب شده اما تغییری در شماره ثابت ها ایجاد نمی شود.)

• مانده حساب طرف حساب ها را چک کنیم در صورتیکه مغایرت داشت با استفاده از منوی اصلاحات گزینه اصلاحات، فاکتورو یا سند مربوطه را اصلاح کنیم.
• کالاهای انبار را چک کنیم و انبارگردانی انجام شود اگر مغایرتی وجود داشت از قسمت عملیات مرتبط به کالا، گزینه انبار گردانی را استفاده می­کنیم.
• قبل از انبارگرداني بايد از ثبت كليه فاكتورها مطمئن بود. سپس اقدام به انبارگرداني نمود .
• از منوی­گزارشات نسبت به بررسی چک ها اقدام می­کنیم علاوه بر چک های دریافتنی خرج شده، چک های ضمانتی را نیز مورد بررسی قرار می­دهیم.
• ریز عملکرد بانک ها را با صورتحساب دریافتی از بانک مورد مقایسه و بررسی قرار می دهیم و در صورت وجود مغایرت آن را اصلاح می­کنیم.
• مانده حساب صندوق و تنخواه و معین آنها را چک کرده و اقساط مشتریان را مورد بررسی قرار می­دهیم.
• نسبت به اصلاح موجودی انبار و قیمت میانگین کالاها از منوی اصلاحات گزینه اصلاح موجودی­ها اقدام می­کنیم.
• چنانچه در تنظیمات نرم افزار گزینه فروش منفی را فعال­کرده باشیم تا بدون آنکه در انبار موجودی وجود داشته باشد بتوان فاکتور فروش ثبت کرد، امکان دارد کاردکس منفی در دو صورت­اتفاق بیفتد امکان­گزارش کالا با مانده منفی وجود دارد که می توان ناشی از دو عمل باشد:

1.امکان دارد خرید وفروش یک کالا در یک روز اتفاق افتاده باشد ولی ساعت خرید و فروش یک کالا با هم مطابقت نکند، یعنی فروش کالا زودتر از خرید کالا صورت گرفته باشد برای اصلاح این مورد می توان از منوی اصلاحات نسبت به اصلاح ساعت فاکتور اقدام کنیم و مجددا به بررسی کاردکس کالای منفی شده می­پردازیم و مشاهده می­کنیم که دیگر این کاردکس منفی نمی باشد.

2.امکان دارد فاکتور فروش و خرید در دو روز متفاوت بوده باشد که باعث ایجاد کاردکس منفی شده باشد در این صورت باید تاریخ فاکتور خرید را قبل از فاکتور فروش بگذاریم .

• سپس از اطلاعات وارد شده کپی پشتیبان تهیه می­کنیم.
• از قسمت تنظیمات مدیریتی گزینه تنظیمات نرم افزار، گزینه امنیتی، ابتدا گزینه حسابها را تیک دار می نمائیم و تایید و تایید می­کنیم تا به صفحه عنوان سال مالی گذشته برسیم، تاریخ سند اختتامیه را ثبت تا سیستم به صورت اتوماتیک تاریخ سند افتتاحیه را  یک روز پس از سند اختتامییه ثبت نماید. سپس تایید نموده. ودر آخر پس از تایید،نرم افزار بسته شده و دوباره آن را اجرا می­کنیم مشاهده می شود که یک سال مالی گذشته و یک سال مالی جدید وجود دارد که هرکدام را که بخواهیم می­توانیم وارد آن شویم.

چنانچه گزینه سال مالی گذشته را انتخاب کرده باشیم وارد نرم افزار شده و قابلیت گزارش گیری و مشاهده سند های سال مالی گذشته را داریم ثبت هر گونه سند و یا فاکتور مجاز نمی باشد.

و چنانچه وارد سال مالی جدید شویم می توانیم طبق دوره های گذشته به عملیات روزانه خود ادامه دهیم فقط با یک تفاوت که سند افتتاحیه ای که شامل مانده حسابهای دائمی سال مالی گذشته می باشد، به این دوره مالی انتقال داده شده است.