روش و اصول بایگانی پرونده های پرسنلی

بایگانی به معنای نگهداری، مرتب‌سازی و حفظ اسناد و اطلاعات مهم در یک سازمان است. این فرایند شامل جمع‌آوری، سازماندهی، طبقه‌بندی، ذخیره‌سازی و حفظ اسناد در قالب فیزیکی یا الکترونیکی است. هدف اصلی بایگانی، ایجاد سیستمی مدیریتی است که به سازمان امکان می‌دهد اسناد را به صورت مرتب و قابل دسترس نگهداری کند تا در صورت نیاز به آنها بتواند به سرعت و به روشی مؤثر آنها را استخراج کند.

بایگانی معمولاً شامل اسناد و اطلاعات متنوعی می‌شود، از جمله پرونده‌های پرسنلی (اطلاعات شغلی، مدارک تحصیلی، سوابق کاری و غیره)، اسناد مالی و حسابداری (فاکتورها، صورت‌های مالی و غیره)، اسناد قانونی (قراردادها، تفاهم‌نامه‌ها و غیره)، اسناد قراردادی (سفارش‌ها، تحویل‌ها، مذاکرات و غیره) و سایر اسناد و اطلاعات مربوط به فعالیت‌های سازمان.

بایگانی اطلاعات به منظور دسترسی سریع، حفظ امنیت و حریم خصوصی، رعایت قوانین و مقررات مربوطه و کاهش هزینه‌ها انجام می‌شود. این فرایند برای سازمان‌ها اهمیت بسیاری دارد زیرا به آنها امکان می‌دهد اسناد و اطلاعات مهم را به طور موثر و کارآمد مدیریت کنند و در صورت نیاز به آنها دسترسی سریع داشته باشند.

بایگانی پرونده پرسنلی چیست؟

بایگانی پرونده پرسنلی به معنای نگهداری و مدیریت اسناد و اطلاعات مربوط به هر کارمند یا پرسنل در یک سازمان است. پرونده پرسنلی شامل اطلاعات و مستنداتی است که درباره هر فرد مشغول به کار در سازمان جمع‌آوری می‌شود و شامل جزئیات مربوط به سوابق تحصیلی، سوابق کاری، اطلاعات شغلی، آموزش، ارزیابی عملکرد، تغییرات سمت و موقعیت شغلی، حقوق و مزایا، مدارک شخصی و سایر اطلاعات مرتبط با پرسنل است.

هدف اصلی بایگانی پرونده پرسنلی، حفظ و مرتب‌سازی اطلاعات مربوط به هر کارمند در یک سیستم منظم است تا در صورت نیاز به آنها، سازمان به راحتی و به صورت مؤثر به این اطلاعات دسترسی داشته باشد. این پرونده‌ها می‌توانند به صورت فیزیکی (در قالب پرونده‌دارها و سندبندها) یا الکترونیکی (در سیستم‌های مدیریت اسناد الکترونیکی) نگهداری شوند.

مزایای بایگانی پرونده پرسنلی شامل موارد زیر است:

آرشیوسازی:

اطلاعات و مستندات پرسنلی با رعایت استانداردهای بایگانی ذخیره و نگهداری می‌شوند تا در آینده قابل دسترسی باشند و امکان بازیابی اطلاعات پرسنلی فراهم شود.

دسترسی آسان به پرونده‌های بایگانی شده:

با سازماندهی و طبقه‌بندی مناسب، دسترسی به اطلاعات پرسنلی به سرعت و به صورت ساده و سریع امکان‌پذیر می‌شود.

ارزیابی عملکرد و توسعه کارمندان:

با دسترسی آسان به اطلاعات پرسنلی و سوابق کاری، سازمان می‌تواند عملکرد کارمندان را بررسی و ارزیابی کند و برنامه‌های توسعه و آموزش را براساس نیازها و استعدادهایشان طراحی کند.

مدیریت منابع انسانی:

با بررسی پرونده‌های پرسنلی، سازمان می‌تواند مدیریت منابع انسانی خود را بهبود بخشد، مثلاً با بررسی سوابق کاری و تجربیات پرسنل در تصمیم‌گیری‌های مربوط به ترفیعات و تغییرات سمت شغلی و توزیع منابع انسانی.

پاسخ به نیازهای قانونی:

در مواقعی که نیاز به ارائه اطلاعات پرسنلی برای مقاصد قانونی و قضایی پیش می‌آید، بایگانی پرونده‌های پرسنلی می‌تواند به سازمان کمک کند تا به درخواست‌ها و تقاضاهای قانونی به صورت دقیق و به موقع پاسخ دهد.

حفظ اطلاعات سازمانی مدارک و پرونده‌های بایگانی شده:

پرونده‌های پرسنلی ممکن است شامل اطلاعاتی درباره سازمان و فعالیت‌های آن باشد. این اطلاعات در طول زمان به منابع ارزشمندی تبدیل می‌شوند که برای حفظ و گسترش دانش سازمانی استفاده می‌شوند.

روش های بایگانی پرونده پرسنلی

برای بایگانی پرونده‌های پرسنلی، می‌توان از روش‌ها و راهکارهای مختلفی استفاده کرد. در زیر، چند روش معمول برای بایگانی پرونده‌های پرسنلی را بررسی می‌کنیم:

سیستم پرونده فیزیکی:

در این روش، پرونده‌های پرسنلی به صورت فیزیکی در پرونده‌دارها، پرونده‌بندها و قفسه‌های مناسب نگهداری می‌شوند. هر پرونده شامل اسناد و مستندات مربوط به یک پرسنل است و باید به صورت مرتب و با ترتیبی منطقی طبقه‌بندی شود. این روش نیازمند فضای ذخیره‌سازی فیزیکی و مراقبت دقیق از پرونده‌ها است.

سیستم بایگانی پرونده الکترونیکی:

در این روش، اسناد و اطلاعات پرسنلی در قالب فایل‌ها و سندها در سیستم‌های مدیریت اسناد الکترونیکی ذخیره می‌شوند. این سیستم‌ها به سازمان‌ها امکان می‌دهند تا پرونده‌های پرسنلی را به صورت الکترونیکی مدیریت کنند، اطلاعات را سریعاً بازیابی کنند و از مزایای امنیت و قابلیت دسترسی راحت تر به پرونده‌ها بهره ببرند.

استفاده از بانک اطلاعاتی پرسنلی:

در این روش، اطلاعات پرسنلی در قالب یک بانک اطلاعاتی مرکزی ذخیره می‌شود. بانک اطلاعاتی پرسنلی شامل فیلدها و مشخصه‌های مربوط به هر پرسنل است و اطلاعات در آن به صورت متنی یا عددی ذخیره می‌شوند. این روش به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا به صورت مرکزی اطلاعات پرسنلی را مدیریت کنند، جستجوهای پیشرفته را انجام دهند و گزارش‌ها و آمارهای مربوط به پرسنل را تولید کنند.

طبقه‌بندی و شاخه‌بندی سازمانی:

برای بایگانی پرونده‌های پرسنلی، می‌توان سازمان را به شاخه‌ها و واحدهای مختلف تقسیم کرده و هر شاخه یا واحد را مسئول بایگانی پرونده‌های پرسنلی خود کرد. این روش به سازمان امکان می‌دهد تا پرونده‌ها را در ساختار سازمانی خود سازماندهی کند و دسترسی به آنها را براساس سطوح دسترسی مشخص کند.

استفاده از کدگذاری و شماره‌گذاری در بایگانی:

در این روش، برای هر پرونده پرسنلی یک کد یکتا و شماره‌گذاری منحصربه‌فرد تعیین می‌شود. این کد‌ها به سازمان کمک می‌کنند تا پرونده‌ها را به صورت دقیق و با دقت مدیریت کنند و در جستجوها و بازیابی اطلاعات پرسنلی استفاده کنند..

جمع بندی:

بایگانی پرونده‌های پرسنلی به معنای نگهداری و مدیریت اطلاعات و اسناد مربوط به پرسنل در یک سازمان است. روش‌های بایگانی پرونده‌های پرسنلی شامل استفاده از سیستم‌های پرونده فیزیکی یا الکترونیکی، استفاده از بانک اطلاعاتی پرسنلی، طبقه‌بندی سازمانی، کدگذاری و شماره‌گذاری، نگهداری مستندات حقوقی و تعیین سیاست‌ها و قواعد مربوط به بایگانی است. بایگانی پرونده‌های پرسنلی اهمیت زیادی در حفظ اطلاعات سازمانی، رعایت قوانین و مقررات، ارزیابی عملکرد پرسنل و مدیریت منابع انسانی دارد.

 

منابع:

دیدگاهتان را بنویسید

عضویت | ورود
سلام ! شماره موبایل یا ایمیل خود را وارد کنید

ورود شما به معنای پذیرش قوانین سایت حسابدارشید می باشد.

برگشت
کد تایید را وارد کنید
کد تایید برای شماره موبایل شما ارسال گردید
ارسال مجدد کد تا دیگر
برگشت
رمز عبور را وارد کنید
رمز عبور حساب کاربری خود را وارد کنید
برگشت
رمز عبور را وارد کنید
رمز عبور حساب کاربری خود را وارد کنید
برگشت
درخواست بازیابی رمز عبور
لطفاً پست الکترونیک یا موبایل خود را وارد نمایید
برگشت
کد تایید را وارد کنید
کد تایید برای شماره موبایل شما ارسال گردید
ارسال مجدد کد تا دیگر
ایمیل بازیابی ارسال شد!
لطفاً به صندوق الکترونیکی خود مراجعه کرده و بر روی لینک ارسال شده کلیک نمایید.
تغییر رمز عبور
یک رمز عبور برای اکانت خود تنظیم کنید
تغییر رمز با موفقیت انجام شد

تماس با ما | ۹ الی ۱۴

ثبت نام دوره بوت کمپ پلاس با تخفیف ۱۰ میلیونی شروع شدثبت نام
+