حسابداری پایه
چک‌لیست حسابداری کسب‌وکارهای کوچک، موارد مهم و زمان‌بندی‌ها
کسب‌وکارهای کوچک باید برای روند حسابداری خود چک‌لیستی آماده و آن را به طور منظم انجام دهند. ایجاد یک‌روال منظم برای حسابداری باعث بهبود دقت و اثربخشی می‌شود. پیگیری موجودی به طور سیستماتیک سرقت و ازدست‌دادن کالای شما را کاهش می‌دهد. در این مقاله برای صاحبان مشاغل کوچک چک‌لیستی از مهم‌ترین وظایف حسابداری در دوره‌های مختلف زمانی را آورده‌ایم.
چک‌لیست وظایف حسابداری روزانه
صاحبان مشاغل کوچک اغلب زمانی که مشغول عملیات و خدمات‌رسانی به مشتریان هستند، کار حسابداری را به تعویق می‌اندازند، به همین علت است که در فصل حسابرسی، هر روز ساعت‌ها برای شناسایی و رفع اختلافات حسابداری یا موجودی زمان صرف می‌کنند.
ایجاد یک‌روال روزانه برای کارهای حسابداری کمک زیادی به بهبود دقت و اثربخشی گزارش‌های حسابداری کسب و کار شما می‌کند. در ادامه چک‌لیست مهم‌ترین کارهای حسابداری که باید روزانه انجام دهید آمده است:
1– به‌روز نگه داشتن داده‌های مالی
در حالت ایده‌آل، نرم‌افزار حسابداری شما به طور خودکار فیدهای بانک و کارت اعتباری و داده‌های فروش سیستم POS شما را با نرم‌افزار حسابداری شما همگام می‌کند. اگر این‌طور نیست، باید این کار را به‌صورت دستی انجام دهید. با این کار شما می‌توانید هر روز روند حساب‌هایتان را در نظر بگیرید.
روزانه واردکردن اطلاعات حسابداری امری ضروری است، زیرا تشخیص مغایرت با تراکنش‌های اخیر آسان‌تر است.
2- تطبیق وجوه نقد و رسیدها
تطبیق پول نقد و رسیدها در پایان هر روز به شما کمک می‌کند کمبود یا اضافه پول نقد را به‌سرعت کشف کنید، بنابراین می‌توانید خیلی سریع خطاها یا سرقت‌ها را شناسایی کنید. این کار همچنین در برقراری کنترل‌ها و مسئولیت‌پذیری در سازمان شما ضروری است.
3- بررسی و تطبیق معاملات
اگر نرم‌افزار حسابداری شما به بانک متصل است و روزانه همگام‌سازی می‌شود، نیازی به منتظر ماندن برای صورت‌حساب ماهانه بانکی نیست. بسیاری از برنامه‌های حسابداری امکان چنین همگام‌سازی ای را دارند، بنابراین تنها کاری که باید انجام دهید این است که آنها را بررسی و تأیید کنید. صرف کمی زمان برای این کار در هر روز آسان‌تر از انجام حجم بالای کارهای جمع شده آخر ماه است. همچنین زمان خوبی برای بررسی تراکنش‌های معلق برای هرگونه خطا یا ناهنجاری است، بنابراین می‌توانید مسائل احتمالی را به‌سرعت شناسایی و بررسی کنید.
4- ثبت موجودی کالاهای دریافتی
واردکردن موجودی کالا در سیستم در همان روزی که آن را دریافت می‌کنید، سیستم شما را به‌روز نگه می‌دارد و به شما نگاه دقیق‌تری به موجودی کالای خود می‌دهد. اگر این کار را انجام ندهید، کارکنان شما ممکن است با تکیه به اطلاعات اشتباه مبنی بر اینکه موجودی شما تمام شده است، فروش خود را از دست بدهند. همچنین، اگر کارکنان شما کالایی را به فروش برسانند، اگر سیستم شما به‌گونه‌ای تنظیم نشده باشد که تعداد کسری موجودی‌ها را نمایش دهد، ممکن است سفارش مجدد به تعویق بیفتد. همچنین پیگیری موجودی کالا به‌صورت روزانه باعث کاهش سرقت یا ازدست‌دادن کالا می‌شود. این یک اقدام کنترلی مهم است.
انجام روزانه برخی از وظایف حسابداری، ثبت سوابق شما را آسان‌تر ، مدیریت موجودی را کارآمدتر و اشتباهات پرهزینه را زودتر آشکار می‌کند.
چک‌لیست وظایف حسابداری هفتگی
در ادامه چک‌لیستی از وظایف حسابداری هفتگی برای کسب‌وکار شما آورده شده است:
1- ثبت پرداختی‌ها، پول نقد و چک
اگر چک و پرداخت‌هایی به‌صورت نقدی دریافت می‌کنید، آنها را به‌صورت هفتگی واریز کنید تا جریان نقدی و سوابق خود را به‌روز نگه دارید. اگر بیشتر حساب‌های دریافتنی شما پرداخت‌های الکترونیکی است و فقط چند چک کاغذی دارید، ببینید آیا بانک شما سپرده‌های موبایلی را می‌پذیرد و محدودیت‌های روزانه، هفتگی و ماهانه چقدر است، زیرا این امر می‌تواند باعث صرفه‌جویی در زمان و رفت‌وآمد شما به بانک شود.
2- ارائه فاکتور به مشتریان
ارسال منظم صورت‌حساب به مشتریان کمک می‌کند تا آنها به‌موقع پرداخت خود را انجام دهند. محصول یا خدماتی که ارائه کرده‌اید در ذهن آنها تازه است و اگر مغایرتی با صورت‌حساب وجود داشته باشد، صحبت‌کردن در مورد آن امروز آسان‌تر از یک ماه بعد است. هر چه مدت‌زمان بیشتری برای صدور صورت‌حساب مشتری خود صرف کنید، زمان بیشتری نیز باید برای دریافت مبلغ خود صبر کنید.
3- مرور جدول زمانی کارکنان
بررسی پیشگیرانه جدول‌های زمانی برای حداقل یکبار در هفته می‌تواند به شما کمک کند تا هرگونه اختلاف و فعالیتی را که ممکن است برای سازمان شما مضر باشد، شناسایی کنید. همچنین به پیگیری هزینه‌های حقوق و دستمزد کمک می‌کند تا بتوانید در ترکیب نیروی کار خود تغییراتی ایجاد کنید.
همچنین موضوع پرداخت اضافه‌کاری غیرمجاز وجود دارد اگر کارمندی بیش از 40 ساعت در هفته کار کند، حتی اگر اجازه نداده باشید، می‌توانید مسئول پرداخت اضافه‌کاری باشید. بررسی‌های هفتگی چنین اشکالاتی را به حداقل می‌رساند.
چک‌لیست وظایف حسابداری ماهانه
برای حفظ سوابق، یکپارچگی و ایجاد اطمینان در صحت حساب‌های خود، کارهایی وجود دارد که باید هر ماه انجام شود:
1- ایجاد چک‌لیست برای پرداخت صورت‌حساب‌ها
زمان دریافت صورت‌حساب‌ها، آنها را از نظر خطا بررسی کنید. همچنین مهم است که شرایط فروشندگان خود را بدانید. به‌عنوان‌مثال، اگر فروشندگان شما تخفیف‌های پرداخت زودهنگام ارائه می‌دهند، پرداخت‌ها را زودتر برنامه‌ریزی کنید تا از مزایای آنها استفاده کنید. در غیر این صورت، یادآوری‌های پرداخت را تنظیم کنید تا بتوانید قبض‌های خود را به‌موقع پرداخت کرده و از تأخیر در پرداخت جلوگیری کنید.
2- پیگیری چک‌لیست بودجه و تغییرات آن
ایجاد یک چک‌لیست بودجه‌بندی برای هزینه‌ها، فعالیت‌ها و پروژه‌های مختلف کار سختی نیست، اما پایبندی به این بودجه‌ها می‌تواند دشوار باشد. بهترین راه برای کاهش تغییرات بودجه این است که هر ماه چنین مواردی را بررسی و سپس برای اقدامات اصلاحی تلاش کنید.
3- از اطلاعات خود نسخه پشتیبان تهیه کنید
اگر از نرم‌افزار حسابداری استفاده می‌کنید، حداقل یکبار در ماه از اطلاعات مالی خود نسخه پشتیبان تهیه کنید. این کار به شما آرامش می‌دهد که در صورت خرابی سخت‌افزار یا خرابی فایل، اطلاعات خود را از دست نخواهید داد.
چک‌لیست وظایف حسابداری سالانه
بررسی‌های سالانه عمدتاً مربوط به الزامات نظارتی و انطباق اطلاعات با گزارش‌های درخواستی سالانه است.
1- تهیه صورت‌های مالی پایان سال
در انتهای هر سال مالی، ارزیابی عملکرد مالی سالانه شرکت و سلامت مالی فعلی طی فرایندی به نام بستن حساب پایان سال صورت می گیرد. این امر با تهیه صورت‌های صورت سود و زیان، صورت جریان وجوه نقد و ترازنامه تعیین می‌شود. این صورت‌ها بر اساس سوابق نگهداری شده در طول سال تهیه و اثربخشی آن به صحت آن حساب‌ها بستگی دارد.
بررسی عملکرد و سلامت شرکت شما برای برنامه‌ریزی و استراتژی بیشتر ضروری است، بنابراین لازم است مطمئن شوید که داده‌های ارائه شده دقیق هستند.
2- تکمیل حسابرسی و اظهارنامه مالیاتی پایان سال
پس از آماده‌شدن صورت‌های مالی و ارسال اظهارنامه مالیاتی در صورت لزوم قانون از شما گزارش حسابرسی توسط یک حسابرس را می‌خواهد. بر اساس گزارش حسابرسی، بدهی‌های مالیاتی شما مشخص می‌شود.
سخن آخر
ممکن است روند‌های حسابداری ذکر شده زیاد به نظر برسند. اما با برنامه‌ریزی مناسب می‌توانید تمام آنها را به موقع انجام دهید. بسیاری از فرایندهای حسابداری ذکر شده اگر به‌صورت دستی انجام شوند، زمان بر و مستعد خطا هستند، اما می‌توانند با نرم‌افزار حسابداری بصورت خودکار وارد شوند. یک سیستم حسابداری همچنین دسترسی به اطلاعات موردنیاز برای گزارشگری مالی در هر شکل و اندازه را آسان‌تر می‌کند. در آخر باید در نظر داشت که ایجاد یک‌روال و برنامه مناسب برای انجام فرایندهای حسابداری، علاوه بر اینکه اشتباهات را به حداقل می‌رساند آرامش خاطر شما را در مورد صحت عملکرد و روند درست فرایندهای مالیتان ایجاد می‌کند.
منابع:
فرم مشاوره رایگان
مقالات
ویديوهای رایگان
محصولات
راهنمای سایت
استعلام گواهینامه
تماس با ما
درباره ما
