حسابداری پایه
گزارش درون سازمانی چیست؟
گزارش درون سازمانی یکی از گزارش‌های سازمانی می‌باشد (در مقابل گزارش برون سازمانی)، گزارش‌های درون سازمانی با هدف بررسی و نظارت بر بهای تمام شده محصولات، مصرف مواد، گزارش خرید و سایر گزارش‌های با اهمیت روند صنعت و تولید تهیه می‌شوند.
همچنین گزارش‌های درون سازمانی را می‌توان در دسته گزارش‌های مدیریتی قرار داد، چرا که این گزارش‌ها در راستای تحلیل و بررسی دقیق عملکرد مالی و تولیدی سازمان برای مدیران آن تهیه می‌شوند.
گزارشات درون سازمانی معمولا در موسسات تولیدی تهیه می‌شوند و مورد استفاده قرار می‌گیرند. زیرا مدیران باید در جریان جزئیات روند تولید باشند، از این رو به گزارش‌هایی از جمله بهای تمام شده، گزارش مصرف مواد، گزارش کالای درجریان ساخت، خرید، ضایعات، هزینه‌های عملیاتی و غیرعملیاتی و … نیاز دارند.
گزارش درون‌سازمانی به چه معناست؟
گزارش‌های درون سازمانی (internal reports) به گزارشاتی اشاره دارد که هدف آنها نظارت بر عملکرد مالی بخش‌های داخلی سازمان می‌باشد. این گزارش‌ها شامل جزئیات فراوانی از اطلاعات مالی، حین انجام روندهای سازمان می‌باشد. از آنجا که این گزارش‌ها با توجه به نیاز و اهداف مدیران داخلی تهیه می‌شود، اطلاعاتی را در بر می‌گیرد که علاوه بر نشان دادن عملکرد مالی، می‌توانند بر روند فعالیت‌ها اثر گذار نیز باشند.
به عبارتی ساده تر گزارش‌های درون سازمانی به هر نوع گزارشی اطلاق می‌شود که به صورت داخلی در یک شرکت استفاده می‌شود و اطلاعات سازمان را برای اطلاع رسانی به افراد در داخل سازمان ارسال می‌کند. این اسناد به گونه‌ای طراحی شده اند که فقط توسط افراد شاغل در سازمان قابل مشاهده و ارزیابی هستند.
روند تهیه گزارش‌های درون سازمانی چگونه است؟
گزارش‌های درون سازمانی باید به دقت نگارش و تهیه شوند چرا که اطلاعات مهمی را در مورد سلامت کسب و کار، شاخص‌های عملکرد و توسعه در حوزه‌های مختلف در بر دارند. آنها اغلب توسط کارکنان سازمان تهیه می‌شوند و به سایر کارکنان یا مدیران سازمان تحویل داده می‌شوند. این گزارش‌ها می‌توانند به موضوعات مختلفی مانند امور مالی، فروش، بازاریابی، منابع انسانی و غیره بپردازند. شرکت‌ها معمولا با طبقه‌بندی این اسناد به عنوان محرمانه از آنها محافظت می‌کنند تا از افشای ناخواسته اطلاعات سازمان جلوگیری کنند.
همچنین معمولاً سازمان‌ها از کارکنان می‌خواهند تا قراردادهای عدم افشا را امضا کنند تا از نشت اطلاعات موجود در این گزارش‌ها که ممکن است موفقیت شرکت را در پروژه، محصول یا هر زمینه دیگری به خطر اندازد، جلوگیری کنند. کسب‌وکارها باید طبقه‌بندی واضح برای اسناد و گزارش‌های در حال تولید تعریف کنند تا اسناد و گزارش‌هایی را که فقط برای مقاصد درون سازمانی طراحی شده‌اند از آنهایی که می‌توان برای عموم افشا کرد جدا کرد. این امر به ویژه برای شرکت‌های دولتی و آنهایی که در بورس اوراق بهادار معامله می‌کنند، از نظر قانونی موضوع مهمی است.
گزارش‌های درون سازمانی توسط هر یک از واحدهای سازمان ارائه می‌شود: بازاریابی، خدمات مشتری، فناوری اطلاعات، امور مالی، فروش و عملیات. این گزارش‌ها اغلب حاوی اطلاعات اختصاصی هستند که محرمانه بوده و نباید به خارج از سازمان درج شوند.
هدف از تهیه گزارش‌های درون سازمانی چیست؟
- مشابه گزارش‌های مدیریتی، هدفهای تهیه گزارش‌های درون سازمانی عبارتند از:
- افزایش مسئولیت‌پذیری
- کمک به تعیین اهداف
- نظارت بر KPIها و عملکرد
- کمک به شفافیت
- ایجاد همسویی میان واحد‌ها، تیم‌ها و تصمیم گیرندگان در سازمان
نمونه گزارش‌های درون سازمانی عبارتند از:
- گزارشات نقدینگی
- تحلیل واریانس شاخص‌های متفاوت
- گزارش وضعیت
- گزارش‌های پیش‌بینی
- گزارشات مالی
- گزارش‌ها و بسته‌های هیئت مدیره
- گزارش (هزینه) بودجه
- گزارش‌های LoB: سایر خدمات و محصولات تجاری
- گزارش‌های KPI
- گزارشات از سیستم‌ها
- گزارش‌های حسابرسی درون سازمانی
ساختار گزارش‌های درون سازمانی چگونه است؟
هر گزارش درون سازمانی دارای ساختار خاصی است که از قوانین آن سازمان تبعیت می‌کند. این گزارش‌ها عمدتا از ساختار زیر پیروی می‌کنند:
- صفحه عنوان و خلاصه گزارش
- مقدمه
- متن گزارش
- نتیجه گیری در صورت وجود
فرم این گزارش‌ها به این صورت می‌باشد که ابتدا عنوان گزارش مانند گزارش بهای تمام شده، گزارش کالای در جریان ساخت یا … ذکر می‌شود. خلاصه‌ای از آنچه در گزارش آمده است در ادامه درج می‌شود، بعد از آن مقدمه و سپس اصل متن گزارش به صورت تفصیلی پس از آن قرار می‌گیرد. منظور از نتیجه‌گیری خروجی قابل دستیابی از طریق داده‌های قبلی می‌باشد. به عنوان مثال ممکن است متن گزارش نشان دهنده وجود مخارج غیرمعمول یا فزاینده در حین تولید باشد. این نتیجه گیری بر حسب انچه در گزارش نشان داده می‌شود به دست می‌آید اما تحلیل و تصمیم گیری بر اساس داده‌ها بر عهده مدیر خواهد بود.
برای مثال برای یک شرکت داروسازی را در نظر بگیرید. گزارش بهداشت و درمان نمونه دیگری از گزارش‌های درون سازمانی است. این گزارش با ارائه بینشی در مورد عملکرد واحدهای مختلف یک بیمارستان مانند بخش بیماران بستری و سرپایی، میانگین زمان انتظار، هزینه‌های درمان و موارد دیگر، به مدیران امکان می‌دهد منابع را تخصیص دهند و زمان‌بندی‌ها را به طور دقیق برنامه‌ریزی کنند و همچنین بر هرگونه تغییر یا مشکل به صورت لحظه‌ای نظارت کنند.
سخن آخر
گزارش‌های درون‌سازمانی نشان‌دهنده اطلاعات اختصاصی، محرمانه و کاربردی مهمی در سازمان هستند، با استفاده از این گزارش‌ها می‌توان راهبردهای مدیریتی و تولیدی را در سازمان بهتر و علمی‌تر بررسی کرد.
منابع:
فرم مشاوره رایگان
مقالات
ویديوهای رایگان
محصولات
راهنمای سایت
استعلام گواهینامه
تماس با ما
درباره ما
