حسابداری پایه
نکات طلایی حسابداری با اکسل 2023
نرم افزار اکسل مایکروسافت، ابزاری ارزشمند برای حسابداران است تا محاسبات پیچیده ریاضی را بدون استفاده از روش‌های سنتی حسابداری انجام دهند. ما توصیه نمی کنیم از Excel به عنوان سیستم حسابداری اصلی خود استفاده کنید، چرا که نرم افزارهای حسابداری رایگان دیگری برای انتخاب وجود دارد. با این حال، اکسل یک ابزار فوق العاده برای تکمیل سیستم حسابداری شما با انجام تطبیق‌ها و محاسبات مورد نیاز است. ما در این مقاله به چگونگی استفاده از Excel برای بهبود حسابداری و پر کردن شکاف‌های دیگر نرم‌افزارهای رایگان و ارائه الگوهای مفید حسابداری بحث می‌کنیم.
استفاده از اکسل برای تطبیق حساب‌های بانکی
تطبیق حساب‌های بانکی برای حفظ موجودی بانک و دفتر شما در یک صفحه ضروری است. به دلیل وجود تفاوت‌های زمانی، موجودی‌های بانکی و دفتری همیشه باهم تطابق ندارند. اکثر نرم افزارهای حسابداری دارای ویژگی‌های تطبیق بانکی هستند، اما همیشه با نسخه پولی یا پریمیوم ارائه می‌شوند. در صورتی که می‌خواهید از نرم افزار حسابداری رایگان که فاقد ویژگی‌های تطبیق بانکی است استفاده کنید، می‌توانید الگوی تطبیق بانکی را در اکسل خود بسازید.
در اکسلی مانند تصویر بالا می‌توانید موارد مربوط به ثبت چک و موجودی صورت حساب بانکی را با تعدیل آنها برای چک‌های معوق تطبیق دهید. تطبیق حساب‌های بانکی در اکسل تنها در صورتی امکان پذیر است که چند تراکنش برای پردازش داشته باشید. توجه داشته باشید که اگر حجم تراکنش بالایی داشته باشید، استفاده از اکسل برای تسویه بانکی چالش برانگیز و ناکارآمد می‌شود. از این رو، اگر به تطبیق تعداد زیادی معاملات از حساب‌های مختلف نیاز دارید، توصیه می‌کنیم از نرم افزارهای حسابداری استفاده کنید. استفاده نادرست از اکسل می‌تواند به طور قابل توجهی بر کارایی بخش حسابداری تأثیر بگذارد و باعث ایجاد خطاهای غیرقابل مشاهده در طول فرآیند آن شود.
استفاده از اکسل برای ردیابی فاکتورهای پرداخت نشده
اکسل می‌تواند مبالغ و تاریخ سررسید مطالبات مشتری را ردیابی کند. می‌توانید فایل اکسلی ایجاد کنید که بتواند اطلاعات فاکتور به ازای هر مشتری را ارائه دهد. اگر به پردازش فاکتورهای زیادی در ماه نیاز ندارید، این فایل می‌تواند به عنوان یک پایگاه داده فاکتور خوب عمل کند.
ما ایجاد فاکتور در اکسل را توصیه نمی‌کنیم، زیرا نرم افزارهای زیادی برای تولید فاکتور رایگان با کیفیت بالا نظیر Zoho Invoice وجود دارند که جدا از ایجاد فاکتور، می‌توانید آنها را به ایمیل‌های مشتری در داخل برنامه ارسال کنید.
استفاده از اکسل برای ردیابی صورتحساب های پرداخت نشده
فرآیند ردیابی میزان بدهی به فروشندگان، زمان سررسید قبوض و زمان پرداخت آنها به عنوان A/P شناخته می‌شود. اگر در پرداخت به موقع به فروشندگان خود کوشا نباشید، با لطمه به اعتبار و کمبود منابع مواجه خواهید شد. ایجاد یک فایل خوب برای A/P در اکسل به شما کمک می‌کند تا حساب‌های پرداختنی خود را کنترل کنید و بدانید چه صورت‌حساب‌هایی را باید اول بپردازید و چقدر از حساب‌های سررسید عقب مانده‌اید.
استفاده از اکسل برای پیگیری هزینه کالاهای فروخته شده
چالش اصلی حسابداری موجودی، تعیین بهای تمام شده کالای بفروش رفته (COGS) است. ردیابی COGS در تعیین درآمد خالص بسیار مهم است. با ساخت یک فایل اکسل مانند فایل اکسل زیر، می‌توانید آخرین موجودی COGS یک کالای خاص را محاسبه کنید و سود ناخالص یا هزینه هر واحد را تعیین کنید. نمونه آورده شده مبتنی بر روش AVCO می‌باشد.
زمان استفاده از نرم افزار حسابداری
در حالی که کاربردهای حسابداری زیادی برای اکسل وجود دارد، ما استفاده از آن را به عنوان نرم افزار حسابداری اولیه برای ردیابی جریان نقدی و طبقه بندی درآمد و هزینه‌هایتان توصیه نمی‌کنیم. با اینکه می‌توانید از اکسل برای این کار استفاده کنید، اما استفاده از یکی از نرم افزارهای حسابداری رایگان که در هر دو فرمت ابری و دسکتاپ موجود است، بسیار ساده‌تر خواهد بود.
نرم افزارهای حسابداری، برخی از وظایف حسابداری نظیر ارسال فاکتورها (A/R) و پرداخت قبوض (A/P) را بصورت خودکار انجام می‌دهند. همچنین بسیاری از برنامه‌ها از حسابداری دوطرفه استفاده می‌کنند و شما را قادر می‌سازد گزارش‌های مالی تهیه کنید، نوعی پشتیبانی فنی ارائه دهید، یا آن را با کسب و کار خود خصوصی سازی کنید.
بر خلاف نرم افزار حسابداری، با اکسل قادر نخواهید بود:
- بر اساس داده های لایبری‌های خود به طور خودکار گزارش ایجاد کنید
- به حساب‌های بانکی یا کارت‌های اعتباری کسب و کار خود متصل شوید و تراکنش‌ها را به صورت خودکار وارد و مرتب کنید
- برای ساده کردن وظایف حسابداری، گردش کار ایجاد کنید زیرا باید فرمول و توابع جدیدی را وارد کنید
اگر یک کسب و کار بسیار کوچک هستید، استفاده از اکسل مقرون به صرفه است. اما برای مشاغل کوچک با فرآیندهای پیچیده، می‌تواند معکوس شود و استفاده از اکسل دشوار باشد. توصیه می‌کنیم در این مواقع یک نرم افزار حسابداری اختصاصی تهیه کنید. حسابداران و متخصصان حسابداری از Excel برای انجام محاسبه هزینه محصول، انجام بودجه بندی و پیش بینی آینده مالی استفاده می‌کنند.
کلام آخر
در حالی که استفاده از اکسل برای کارهای حسابداری می‌تواند مفید و ارزان باشد، همچنین می‌تواند فرآیندی زمان بر با احتمال خطا باشد. اگر به دنبال راه ساده‌تر و کارآمدتری برای مدیریت حسابداری خود هستید، می‌توانید از نرم‌افزار حسابداری مختلف استفاده کنید و راه‌حلی را که برای شما مناسب‌تر است، پیدا کنید.
منابع:
فرم مشاوره رایگان
مقالات
ویديوهای رایگان
محصولات
راهنمای سایت
استعلام گواهینامه
تماس با ما
درباره ما
