1-نگهداری دفتر روزنامه واحد برای ثبت کلیه عملیات و یا دفاتر روزنامه متعدد برای هر بخش از عملیات مجاز است .
2-اشتباه در شملره گذاری صفحات و همچنین اشتباهات ناشی از ثبت دفاتر در مراجع قانونی ذی ربط در صورت احراز ،خللی به اعتبار دفاتر وارد نخواهد کرد
3-نوشتن دفاتر با وسایلی که به سهولت قابل محو است (مانند مواد گرافیست)در دفاتر دستی ممنوع می باشد .
نکته :
دفاتر قانونی را با خودکار ،روان نویس ،خود نویس یا هر وسیله دیگر غیر از مداد و با هر رنگی می توان تحریر نمود اما به صورت عرف دفاتر با رنگ آبی یا مشکی تحریر می شوند .
4-دفاتر و اسناد حسابداری باید بر اساس واحد پول رایج کشور و همچنین به زبان فارسی تحریر گردند.
نکته :
در صورتی که واحد های اقتصادی دارای عملیات ارزی می باشند ملزم هستند دفاتر قانونی را بعد از تسعیر نمودن ارز و بر اساس ریال تحریر نمایند.
5-ارائه دفاتر سفید و نانویس در حکم ارائه دفاتر قانونی محسوب می شود .
نکته :
مطابق با ماده 193 قانون مالیات های مستقیم (اصلاحی 1394/04/31) مودیانی که مکلف به نگهدارب دفاتر قانونی هستند در صورت عدم تسلیم ترازنامه و حساب سود و زیان یا عدم ارائه دفاتر قانونی مشمول جریمه معادل 20% مالیات برای هر یک از موارد مذکور خواهند بود .
6-اشاخص مشمول به نگهداری دفاتر ،باید نسبت به نگهداری دفاتر و اسناد و مدارک اقدام نمایند و در صورت در خواست اداره مالیاتی دفاتر قانونی را ارائه نمایند .در مورد نگهداری دفاتر و اسناتد و مدارک به صورت ماشینی ،اطلاعات باید به همان قالبی (فرمی )که تولید ،ارسال یا دریافت شده ، نگهداری شود.
نکته :
بر اساس ماده 157 قانون مالیات های مستقیم مرور مالیاتی پنج سال از تاریخ سررسید پرداخت مالیات است.در نتیجه اشخاص مشمول نگهداری دفاتر ملزم به نگهداری دفاتر حداقل به مدت 5 سال هستند.
مطابق با ماده 13 قانون تجارت ،یک تاجر باید تمام دفاتر خود را از ختم هر سالی لااقل به مدت 10 سال نگه دارد .
با توجه به طولانی بود زمان نگه داری دفاتر بر ساسا قانون تجارت عقلانی است اشخاص مشمول نگه داری و پلمب دفاتر ،دفاتر را به مدت 10 سال نگه داری نمایند.
