سیستم های حسابداری ابری، در حال تغییر نحوه عملکرد کسب و کارها و مدیریت اطلاعات مالی خود هستند. اگر به ارتقای فرآیندهای خود برای گنجاندن سیستم های حسابداری ابری توجه نکرده اید، ممکن است بخواهید هشت مزیت زیر را در نظر بگیرید.
آیا شرکت شما هنوز از یک سیستم حسابداری قدیمی و دردسرساز استفاده می کند؟ شاید بودجه شرکتتان شما را ملزم کرده است تا از نرم افزارهای قدیمی استفاده کنید. یا شاید هنوز برای استفاده از فضای ابری متقاعد نشده اید. پس بیایید نگاهی به مزایای اصلی نرم افزار حسابداری مبتنی بر ابر و تفاوتی که می تواند در کسب و کار شما ایجاد کند بیاندازیم.
حسابداری مبتنی بر ابر چیست؟
حسابداری ابری به معنای استفاده از نرم افزار مبتنی بر ابر برای دسترسی به سوابق مالی کسب و کار شما، از جمله دادههای درآمد، هزینه ها، دارایی ها و بدهی ها است. داده ها به جای هارد دیسک دستگاه شما، از راه دور در فضای ابری ذخیره می شوند. این بدان معناست که افرادی از راه دور با ورود به سیستم معتبر می توانند به حساب های کسب و کار شما دسترسی داشته باشند. همچنین آنها می توانند از هر دستگاهی برای اتصال اینترنت استفاده کنند.
مزایای استفاده از حسابداری مبتنی بر ابر
1- سرعت
اتوماسیون ذاتی در سیستمهای حسابداری ابری، کارهای روتین را سرعت میبخشد. همچنین به کارکنان شما کمک میکند تا چک لیست حسابداری خود را به روز نگه داشته و دادههای بیشتری را نسبت به قبل پردازش کنند. خودکارسازی فرآیندهای کلیدی میتواند از تکرار و سایر خطاهای انسانی جلوگیری کند که باعث صرفهجویی در زمان، تلاش و هزینه در بهروزرسانی و دقیق شدن اطلاعات مالی شما میشود.
سیستم های حسابداری ابری همچنین به طور مداوم و به طور خودکار به روز رسانی می شوند. به روز رسانی های نرم افزاری نصب شده بدون نیاز به مداخله شما و در پشت صحنه اتفاق می افتد،.
2- امنیت در حسابداری مبتنی بر ابر
روشهای مرسوم استفاده از سیستمهای حسابداری کسبوکار میتواند در مورد امنیت آسیبپذیر باشد. سیستمهای پشتیبانگیری میتوانند با چندین نسخه از یک فایل مشکل ساز باشند و ذخیرهسازی برای آنها ممکن است گران باشد. همچنین ممکن است داده ها از بین بروند و قابل بازیابی نباشند.
با این حال، با حسابداری ابری، اطلاعات شما به طور مداوم پشتیبان گیری می شود و به طور ایمن در خارج از سایت ذخیره می شود. حتی اگر سخت افزار IT خود را به دلیل ویروس، سرقت، تصادف یا منسوخ شدن از دست بدهید، همه داده های شما همچنان ایمن و از طریق سیستم ابری شما قابل دسترسی خواهند بود.
3- مقیاس پذیری
سیستمهای حسابداری ابری این توانایی را دارند که مقیاس و انعطافپذیری را برای برآورده کردن خواستهها و الزامات یک کسبوکار در حال رشد داشته باشند.
با این مقیاس پذیری موجود، نیازی نیست نگران انتقال به یک راه حل حسابداری جامع تر هنگام گسترش کسب و کار خود باشید. این سیستم همچنین می تواند برای ارائه تمام خدمات و عملکردهای مورد نیاز کسب و کار شما از طریق ادغام با سایر افزونه ها و گزینه های نرم افزاری، سازگار و مدل شود.
4- تمرکز
یکی دیگر از مزایای مهم استفاده از سیستم های حسابداری ابری، تمرکز و قابلیت اشتراک گذاری یک فایل مبتنی بر ابر است. با حسابداری ابری، شما فقط یک فایل داده خواهید داشت.بنابراین هیچ شانسی وجود ندارد که بخش ها یا کارمندان مختلفی در نسخه های مختلف یک فایل کار کنند. این امکان مدیریت آسان دسترسی کاربر و مجوزهای ورود به سیستم را فراهم می کند و همچنین اطمینان حاصل می کند که همه به داده های مشابه نگاه می کنند.
همچنین امکان کمک در زمان واقعی فناوری اطلاعات و حل مشکل را فراهم میکند، زیرا همه طرفهای درگیر میتوانند به همان فایل و در همان زمان دسترسی داشته باشند و مشکل را با هم حل کنند.
5- دقت در حسابداری مبتنی بر ابر
با توجه به قابلیت خودکارسازی اکثر عملکردها در نرم افزار حسابداری ابری، مواردی مانند خطای انسانی کاهش مییابد و دقت و کارایی با استفاده از قالب های صورتحساب یا روزنامه خودکار ایجاد می شود.
فیدهای بانکی به شما این اطمینان را می دهد که همه چیزهایی که از طریق حساب بانکی پردازش شده است، در فایل حسابداری ابری شما نیز نمایش داده شده و تطبیق داده می شود و اطمینان حاصل می کند که چیزی از قلم نرفته یا چیزی اضافه نشده است که واقعاً اتفاق نیفتاده است.
6- قابلیت دسترسی
نرم افزار حسابداری مبتنی بر ابر همیشه در دسترس هستند. در دنیای دیجیتالی که ما در آن زندگی میکنیم، دسترسی و زمانبندی اطلاعات مالی بهروز به شما کمک میکند تا در حال حرکت با دادههایی که در اختیار دارید تصمیم بگیرید.
با قابلیت های مرورگر، دسترسی می تواند از هر نقطه و با هر دستگاهی اتفاق بیافتد. شما حتی می توانید برای گزارش بیشتر و اطلاعات لحظه به لحظه به تجزیه و تحلیل بیشتری دسترسی داشته باشید.
7- کارایی
ساده کردن فرآیندها و راندمان حسابداری می تواند نتیجه شما را بهبود بخشد. استفاده از سیستم حسابداری ابری یک راه ساده برای افزایش کارایی شما و کمک به کارکنان خود برای استفاده بهینه از زمان است.
8- یکپارچهسازی با دیگر پلتفرم ها
ادغام با حقوق و دستمزد، CRM و سایر ابزارهای حیاتی زمانی امکان پذیر است که از سیستم حسابداری مبتنی بر ابر استفاده می کنید. نرم افزار حسابداری مبتنی بر متن شما می تواند سنگ بنای یک شبکه بزرگتر و گسترده تر از برنامه ها باشد که به شما در اجرای بسیاری از جنبه های کسب و کارتان کمک می کند.
در اینجا یک مثال وجود دارد: می توانید سیستم حسابداری ابری خود را به نرم افزاری متصل کنید که گزارش هایی را برای خط فروش، سیستم موجودی و پیش بینی جریان نقدی شما ایجاد می کند.
سخن آخر
به طور طبیعی، استفاده از یک سیستم حسابداری ابری به این معنی است که شما به داشتن یک اتصال اینترنتی قابل اعتماد خوب وابسته هستید و دسترسی به حسابهای خود از هر کجا و در هر زمان عالی به نظر میرسد. همچنین استفاده از سیستم حسابداری ابری یک راه ساده برای افزایش کارایی شما و کمک به کارکنان خود برای استفاده بهینه از زمان است.
منابع: