ماده 6 مقررات مربوط به روش های نگهداری دفاتر و اسناد و مدارک!

الف)صاحبان مشاغلی که در گروه اول قرار می گیرند و کلیه اشخاص حقوقی مکلف به نگهداری دفاتر روزنامه و کل یا سایر دفاتر حسب مورد دستی یا ماشینی (مکانیزه-الکتریکی)متکی به اسناد و مدارک با رعایت موارد زیر می باشند:

1-رویدادهای مالی باید بر اساس استانداردهای حسابداری و روزانه به ترتیب تاریخ وقوع در دفتر روزنامه ثبت و حداکثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل منتقل گردد.

2-مودیانی که دفاتر دستی نگهداری می نمایند،مکلفند برای هر سال مالیاتی فقط از دفاتری که طی سال مالیاتی قبل نزد مراجع قانونی ذیربط ثبت شده استفاده نمایند.در مواردی که دفاتر ثبت شده مذکور در هر سال برای ثبت عملیات مالی مودیان تا پایان سال مالیاتی کفایت ننمایند ،مجاز به استفاده از دفاتر ثبت شده طی همان سال می باشند .

3-مودیان برای استفاده از سیستم الکترونیکی (نرم افزار)جهت ثبت رویدادهای مالی خود ،مکلفند از نرم افزار های مورد قبول که دارای ویژگی ها ،معیارها و ضوابط اعلامی سازمان باشد استفاده نمایند.سازمان موظف است ویژگی ها ،معیارها و ضوابطی که نرم افزار باید دارا باشد را اعلان عمومی کند

3-1-استفاده از نرم افزارهای قبلی تا مدت سع سال پس از لازم الاجرا شدن اصلاحیه قانون 1395/1/1 مجاز خواهد بود.استفاده از نرم افزارهای مذکور بعد از مهلت فوق الذکر منوط به مطابقت آن با ویژگی ها ،معیارها و ضوابط اعلامی از سوی سازمان است

مودیان مکلفند تا قبل از مطابقت نرم افزار مورد استفاده با ویژگی ها ،معیارها و ضوابط اعلامی از سوی سازمان ،حداقل ماهی یکبار خلاصه عملیات داده شده به ماشین های الکترونیکی را در دفتر روزنامه ثبت و حداکثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل منتقل کنند.در اجرای این بند، سازمان می تواند به منظور بررسی انجام وظایف محوله از ظرفیت علمی و تخصصی اشخاص حقوقی دولتی و غیر دولتی استفاده نماید.

4-نگهداری دفتر روزنامه واحد برای ثبت کلیه عملیات و یا دفاتر روزنامه متعدد برای هر بخش از عملیات مجاز است .

5-اشتباه در شماره گذاری صفحات و هم چنین اشتباهات ناشی از ثبت دفاتر در مراجع قانونی ذی ربط در صورت احراز،خللی به اعتبار دفاتر وارد نخواهد کرد.

6-نوشتن دفاتر با وسایلی که به سهولت قابل محو است (مانند گرافیت)در دفاتر دستی ممنوع است

7-دفاتر و اسناد حسابداری می بایست بر اساس واحد پول رایج کشور و هم چنین به زبان فارسی تحریر گردد.

8-در مواردی که دفاتر موضوع این آیین نامه توسط مقامات قضایی یا سایر مراجع قانونی و یا به عللی خارج از اختیار مودی از دسترسی مودی خارج شود و صاحب دفاتر از تاریخ وقوع این امر حداکثر ظرف دو ماه دفاتر جدید ثبت و عملیات ان مدت را در دفاتر جدید تحریر کند و تاخیر تحریر عملیات در این مدت به اعتبار دفاتر خللی وارد نخواهد کرد.

9-تاخیر تحریر دفاتر در مورد اشخاص حقوقی جدیدالتاسیس از تاریخ ثبت شخص حقوقی و در مورد سایر اشخاص از تاریخ شروع فعالیت تا دوماه مجاز خواهد بود .

10-اشخاصی که دارای شعبه هستند مکلفند با توجه به روش های حسابداری مورد عمل ،خلاصه عملیات شعبه یا شعب خود را در صورتی که دارای دفاتر ثبت شده باشند،لااقل سالی یکبار (تا قبل از بستن حساب ها)و در غیر این صورت عملیات هر ماه را تا پایان ماه بعد در دفاتر مرکز ثبت کنند.

11-ثبت دفاتر ضمن سال مالی مشروط بر این که تا تاریخ ثبت هیچ گونه فعالیت مالی و پولی صورت نگرفته باشد ،مجاز است

12-ارائه دفاتر سفید و نانویس در حکم عدم ارائه دفاتر محسوب می شود .

13-مودیان مکلف به نگهداری دفاتر،باید نسبت به نگهداری دفاتر و اسناد و مدارک اقدام و در صورت درخواست اداره امور مالیاتی ارائه نمایند.در مورد نگهداری دفاتر و اسناد و مدارک بصورت ماشینی ،اطلاعات باید به همان قالبی(فرمتی)که تولید ،ارسال یا دریافت شده ،نگهداری شود

ب)صاحبان مشاغلی که در گروه دوم قرار می گیرند مکلفند برای هر سال مالیاتی اسناد و مدارک مربوط به معاملات خود از قبیل اسناد در آمدی فروش کالا یا ارائه خدمات و سایر درآمدها و اسناد خرید کالا ،خدمات و دارایی و سایر اسناد هزینه های انجام شده را به تفکیک و به ترتیب تاریخ وقوع هر یک از رویدادهای مالی نگهداری و صورت درآمد و هزینه خودر را ماهانه تنظیم نمایند .

پ)صاحبان مشاغلی که در گروه سوم قرار می گیرند مکلفند برای هر سال مالیاتی اسناد و مدارک مربوط به معاملات خود از قبیل اسناد درآمدی فروش کالا یا ارائه خدمات و سایر درآمدها و اسناد خرید کالا و خدمات و سایر اسناد هزینه های انجام شده را نگهداری و خلاصه درآمد و هزینه سالانه خود را به شرح فرم مخصوص تنظیم نمایند .

ت)مودیانی که رویدادهای مالی خود را به صورت ماشینی (مکانیزه-الکترونیکی)ثبت و نگهداری می نمایند (به استثنای مودیان گروه اول)،نیازی به ارائه دفاتر به صورت دستی ندارند.نگهداری اسناد و مدارک حساب به صورت ماشینی یا دستی الزامی است.