در گذشته که کسب وکارها به چند مغازه و کارگاه کوچک خلاصه می شد و یک مغازه دار برای مثال ۱۰ فاکتور را در روز به صورت دستی و به سادگی انجام می داد ، دیگر نیاز چندانی به یک حسابدار و کارهای مربوط به حسابداری مانند تهیه گزارش سود و زیان و موجودی انبار و کارهای از این قبیل وجودنداشت .
اما امروزه این مغازه ها و فروشگاه ها، با توجه به پیشرفت علم، نبودتغییرات در قوانین و مقررات مالیاتی در کشور ، پیچیده و علمی تر شدن امور مربوط به حسابداری و برخی از عوامل دیگر از جمله ؛ افزایش حجم فعالیت ها ، حجم زیاد فاکتورها ، گردش موجودی های بالا، افزایش هزینه ها و تغییر در قیمت ها ، باعث شده است که نیاز شدیدی به ابزاری دقیق برای تهیه گزارشات و ثبت و ضبط و نگهداری آنها پیدا کنند .این ابزار می توانند نرم افزارهای حسابداری باشند .
همچنین با توجه به حجم این فعالیت ها ، یک کاسب یا مدیر فروشگاه نمی تواند به تنهایی و با استفاده از روش های قدیمی مانند : حساب وکتاب به روش فاکتورهای دستی ، تهیه گزارشات ماهانه تنها با استفاده ماشین حسابو… این نیاز و مشکل را برطرف کند و اگر از روشهای جدید و به روز حسابداری در امور مالی خود استفاده نکند ضرر و زیان های زیادی خواهد دید .
همانطور که به برخی از مشکلات در خصوص فعالیت های حسابداری در دنیای امروز کسب و کارها برای مغازه داران و فروشگاه ها اشاره کردیم ، این موضوع وجود ابزاری برای انجام این فعالیت ها را اثبات می کند ، زیرا نبود این ابزار همانطور که قبلا هم گفتیم ممکن است باعث بروز مشکلات جبران ناپذیری شود .
از جمله این مشکلات می توان اشاره کرد به:
احتمال وجود خطا در حساب و کتاب هایی که نیاز به محاسبات دقیق دارند ، نبود زمان کافی جهت تهیه گزارش های سالیانه ، اطلاعات کامل از موجودی انبار و محصولات و…
اما با استفاده از نرم افزارهای حسابداری می توان به موارد زیر دست یافت:
- کارآمدتر شدن بخش حسابداری
- آسان بودن روند تهیه گزارشات
- صرفه جویی در زمان
- محاسبه دقیق تر مالیات
- تولید اسناد به صورت خودکار
- به روز شدن خودکار اطلاعات
